Politica de confidencialidad California Candidates

Aviso de privacidad para empleados, trabajadores y contratistas de California conforme a la CCPA

1. ¿Cuál es el propósito de este Aviso de privacidad?

1.1 Saputo Cheese USA Inc. y Saputo Dairy Foods USA LLC (“la Compañía”, “Saputo”, “nosotros” o “nuestro”) están comprometidos a proteger y respetar su privacidad. En el presente Aviso de privacidad, se describe cómo recopilamos, usamos y divulgamos información personal sobre usted durante su relación laboral con nosotros y después de esta. Rige para todos los empleados, trabajadores y contratistas actuales y antiguos.

1.2 Este Aviso de privacidad se suma a cualquier contrato de trabajo u otro contrato de prestación de servicios. Podremos modificar el Aviso de privacidad cuando lo estimemos oportuno. La continuación de su empleo con posterioridad a una modificación constituye su aceptación del Aviso de privacidad, con todas las modificaciones que se hubieran implementado oportunamente.

1.3 Es importante que lea el presente Aviso de privacidad, junto con todo otro Aviso de privacidad que le proporcionemos en ocasiones específicas cuando recopilemos o procesemos información personal sobre usted, a fin de que conozca cómo y por qué usamos dicha información. Para acceder al Aviso de privacidad en nuestro sitio web, ingrese aquí.

2. Obligación de informarnos cualquier cambio
Es importante que la información personal que tengamos sobre usted sea correcta y esté actualizada. Debe avisarnos si se produce algún cambio en su información personal durante el tiempo en que mantiene una relación con nosotros.

3. La clase de información que procesamos sobre usted

3.1 En relación con el trabajo que realiza para nosotros, recopilaremos, almacenaremos, transferiremos y usaremos las siguientes categorías de información personal sobre usted, siempre que corresponda de acuerdo con la relación laboral que tiene con nosotros:

Datos de contacto y datos identificatorios personales, como nombres, cargos, domicilios, números de teléfono y direcciones de correo electrónico

Fecha de nacimiento
Género
Estado civil y dependientes
Información de contacto de emergencia y del pariente más cercano
Número de Seguro Social
Documentos de identificación, como pasaporte o partida de nacimiento
Datos de cuenta bancaria, registros de nómina e información sobre la situación fiscal
Deducciones y participación en programas de incentivos accionarios y planes de participación de acciones para empleados (ESOP)
Información sobre sueldos, licencias anuales, pensiones y prestaciones
Fecha de inicio y fecha de cese
Ubicación del empleo o lugar de trabajo
Distribución de turnos, derecho de vacaciones, derecho de licencia médica
Copia de la licencia de conducir y puntos
Datos del vehículo que maneja
Gastos presentados para reembolso
Datos de tarjetas de crédito para proveedores de viajes externos
Información de contratación (incluye copias de documentación sobre el derecho a trabajar y la elegibilidad para trabajar, recomendaciones y demás información contenida en un currículum, carta de presentación o como parte del proceso de solicitud de empleo)
Expediente de personal (incluye puestos de trabajo, número de empleado, categoría salarial, horario de trabajo, antigüedad, contratos de trabajo, registros de capacitaciones y certificaciones o afiliaciones profesionales)
Historial de remuneraciones
Información sobre desempeño
Información sobre medidas disciplinarias y quejas
Material de cámaras de seguridad y demás información obtenida a través de medios electrónicos, como registros de tarjetas magnéticas
Información sobre su uso de nuestra información y nuestros sistemas de comunicación
Fotografías
Resultados de pruebas (p. ej., pruebas psicométricas)
Resultados de evaluaciones conductuales (p. ej. Insights Discovery)
Expedientes de salud y seguridad
Información sobre su raza o etnia
Afiliación a sindicatos
Información sobre su salud, incluidos registros médicos, de afecciones médicas, discapacidades o lesiones
Datos biométricos para el uso y la identificación del reloj registrador Kronos
Siempre y cuando esté permitido conforme a la legislación local, usted tiene la opción de brindar cierta información personal con su consentimiento a los fines del control de la igualdad de oportunidades; puede incluir información sobre su afiliación a sindicatos, así como su raza o etnia, nacionalidad, condición de discapacitado, condición de veterano u otras categorías protegidas contempladas en la Ley de Empleo y Vivienda Justa de California

3.2 También podemos recopilar, almacenar y usar información sobre condenas y delitos penales, en tanto esté autorizado por la ley federal y de California aplicable.

3.3 También podemos combinar o anonimizar su información personal (de manera que ya no esté vinculada con usted) con fines estadísticos o de investigación, en cuyo caso podremos usar esta información de manera indefinida sin aviso previo.

4. Cómo se recopila su información personal
4.1 Recopilamos información personal sobre usted de las siguientes fuentes:

Usted, el empleado, trabajador o contratista
Socios de contratación de Saputo, de quienes podemos obtener información de contacto, antecedentes laborales y expedientes académicos
Proveedores de verificaciones de antecedentes, de quienes recopilamos las siguientes categorías de datos: confirmación de antecedentes laborales (fechas de inicio y de cese) y, para algunas funciones, verificaciones de información negativa en los medios
Quienes escribieron sus recomendaciones
Datos de fuentes de acceso público, como Facebook, LinkedIn o sitios web de reclutamiento
Proveedores de pruebas externos (p. ej., resultados de pruebas psicométricas)
Proveedores de servicios externos, como fiduciarios de ESOP, proveedores de seguros o servicios de salud laboral
Su médico u otro profesional de la salud
Otra información personal sobre actividades relacionadas con el trabajo durante su relación laboral con nosotros (p. ej., información sobre capacitaciones, quejas y medidas disciplinarias, información sobre desempeño, etc.)
Sociedades adquiridas por Saputo

5. Cómo usaremos la información sobre usted

5.1 A continuación, figura una descripción de las formas en las que podemos usar su información personal, cuando corresponda, y el fundamento legal en el que nos basamos para tal fin:

Purpose/Activity	Lawful basis for processing
Tomar una decisión sobre su contratación o designación	Necesario para nuestros intereses legítimos (p. ej., para decidir si sería beneficioso para nuestro negocio asignarle una función dada)
Determinar las condiciones en las que trabaja para nosotros	Necesario para nuestros intereses legítimos (p. ej., para decidir si sería beneficioso para nuestro negocio asignarle una función dada y definir los términos del contrato entre nosotros)
Confirmar que está legalmente autorizado a trabajar en los Estados Unidos	Necesario para cumplir con una obligación legal
Pagarle y, si es empleado, deducir impuestos y contribuciones relacionadas	Necesario para cumplir el contrato que celebramos con usted Necesario para cumplir con una obligación legal
Administrar el contrato que celebramos con usted, si corresponde	Necesario para cumplir el contrato que celebramos con usted
Trabajar con proveedores de servicios externos para brindarle las prestaciones que acordamos brindar	Necesario para cumplir el contrato que celebramos con usted Necesario para nuestros intereses legítimos (p. ej., para brindarle prestaciones laborales competitivas)
Colaborar con su proveedor de pensiones	Necesario para cumplir el contrato que celebramos con usted Necesario para cumplir con una obligación legal
Pagar primas sindicales, registrar el estado de un empleado protegido y controlar las cuotas de socios	Necesario para nuestros intereses legítimos (para fomentar el derecho de nuestros empleados a pertenecer a un sindicato)
Brindarle acceso a los sistemas y programas necesarios para su función	Necesario para nuestros intereses legítimos (para permitirle realizar su trabajo)
Administración, gestión y planificación comercial, incluso contabilidad y auditoría	Necesario para cumplir con una obligación legal Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Gestionar a nuestra fuerza de trabajo y realizar asignaciones, incluso en relación con traspasos de empleados a otras compañías del grupo/externas (asignaciones temporales y permanentes), y evaluar la movilidad global	Necesario para cumplir con una obligación legal Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Gestionar, administrar y analizar nuestro negocio (incluso a nivel de todo el grupo), lo que incluye evaluar, comparar y esquematizar estructuras corporativas, términos de empleo y paquetes de prestaciones, y la toma de decisiones comerciales (incluso a nivel del grupo/a nivel global), para su autorización/aprobación por parte de las autoridades correspondientes y a los fines de nuestras actividades de informes sobre el rendimiento de la Compañía (incluso a la compañía matriz)	Necesario para cumplir con una obligación legal Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Realizar evaluaciones de desempeño; evaluar antecedentes de contratación; revisar, administrar y evaluar registros de desempeño y capacitaciones/otros registros; establecer pruebas psicométricas y de otros tipos, y evaluar sus resultados. y determinar los requisitos de desempeño	Necesario para cumplir el contrato que celebramos con usted Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Tomar decisiones sobre revisiones salariales y remuneraciones	Necesario para cumplir el contrato que celebramos con usted Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Evaluar las cualificaciones para un trabajo o una tarea en particular y tomar decisiones sobre ascensos	Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Recabar pruebas para posibles audiencias de quejas o medidas disciplinarias	Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Tomar decisiones sobre la continuación de su empleo o su contratación	Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Hacer arreglos para la finalización de nuestra relación laboral	Necesario para cumplir el contrato que celebramos con usted Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Requisitos de formación, capacitación y desarrollo	Necesario para cumplir con una obligación legal Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente y garantizar la seguridad de nuestra fuerza de trabajo)
Tratar las controversias o los reclamos judiciales en los que usted u otros empleados, trabajadores o contratistas estén involucrados, incluidos aquellos relativos a accidentes laborales	Necesario para cumplir con una obligación legal Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente, garantizar la seguridad de nuestra fuerza de trabajo y defender reclamos)
Determinar su idoneidad para trabajar	Necesario para cumplir el contrato que celebramos con usted Necesario para cumplir con una obligación legal
Administrar información relativa a licencias, que pueden incluir licencias por enfermedad o licencias por motivos familiares	Necesario para cumplir el contrato que celebramos con usted Necesario para cumplir con una obligación legal Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Gestionar los asuntos relativos a la salud y seguridad (incluida la salud laboral) en la Compañía y cumplir con las obligaciones sobre salud y seguridad Garantizar su seguridad en el lugar de trabajo y proporcionarle asesoramiento y servicios de salud laboral en relación con su función	Necesario para cumplir el contrato que celebramos con usted Necesario para cumplir con una obligación legal Necesario para nuestros intereses legítimos (para garantizar la seguridad de nuestra fuerza de trabajo)
Para prevenir el fraude Necesario para cumplir con una obligación legal	Necesario para nuestros intereses legítimos (prevención del fraude)
Asegurar el mantenimiento y soporte de sistemas, alojar datos y compartir contactos comerciales y otros datos, incluso cuando el grupo comparta servicios, incluidos RR. HH. y Gestión Financiera (p. ej., por el uso de una plataforma centralizada)	Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Controlar el uso que hace de nuestra información y nuestros sistemas de comunicación para garantizar el cumplimiento de nuestras políticas de TI y RR. HH.	Necesario para nuestros intereses legítimos (para prevenir las actividades ilícitas o inapropiadas)
Contribuir a la seguridad de las redes y de la información, lo que incluye prevenir el acceso no autorizado a nuestros sistemas de comunicación electrónicos e informáticos y prevenir la distribución de programas maliciosos	Necesario para nuestros intereses legítimos (para prevenir el fraude y las actividades ilícitas o inapropiadas, y para garantizar la seguridad de nuestros sistemas)
Llevar a cabo estudios de análisis de datos para evaluar y entender mejor los perfiles de los empleados	Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Controlar el cumplimiento de la igualdad de oportunidades	Necesario para nuestros intereses legítimos (para realizar un control y una presentación de informes significativos)
Evaluación y gestión de desempeño/talentos	Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Posibilitar que otros empleados, contratistas y trabajadores se comuniquen con usted en el trabajo	Necesario para nuestros intereses legítimos (para facilitar que los trabajadores realicen sus tareas eficazmente)
Crear, mantener y circular expedientes e informes de manera interna	Necesario para nuestros intereses legítimos (para evaluar las métricas comerciales y administrar nuestro negocio eficazmente)
Apoyar nuestra participación en premios del sector y otros premios	Necesario para nuestros intereses legítimos (para mejorar la imagen de la Compañía)
Cumplir con las obligaciones jurídicas de información	Necesario para cumplir con una obligación legal
Cumplir con los requerimientos legales de la policía, los tribunales u otras autoridades semejantes	Necesario para cumplir con una obligación legal
Informar a las autoridades competentes sobre cuestiones impositivas y prestaciones	Necesario para cumplir con una obligación legal
Con fines de reorganización empresarial o reestructuración del grupo	Necesario para cumplir con una obligación legal Necesario para nuestros intereses legítimos (para administrar nuestro negocio eficazmente)
Administrar información relativa a licencias, que pueden incluir licencias por enfermedad o licencias por motivos familiares	Necesario para cumplir con las leyes laborales y de otro tipo Necesario a los fines de la medicina preventiva o laboral
Gestionar información sobre su salud física o mental, o su condición de discapacitado, para garantizar su seguridad en el lugar de trabajo y proporcionarle asesoramiento y servicios de salud ocupacional en relación con su función	Necesario para cumplir con las leyes laborales y de otro tipo Necesario a los fines de la medicina preventiva o laboral y para la evaluación de la capacidad laboral del empleado
Usar información sobre su raza o etnia, creencias religiosas, vida sexual u orientación sexual, para controlar el cumplimiento de la igualdad de oportunidades en toda la Compañía	Necesario para cumplir con las leyes laborales y de otro tipo Necesario por razones de interés general (para controlar e informar sobre el cumplimiento de la igualdad de oportunidades) En caso de que haya prestado su consentimiento expreso
Usar la información sobre afiliación a sindicatos para pagar cuotas sindicales, registrar el estado de un empleado protegido, controlar las cuotas de socios y cumplir con obligaciones de derecho laboral	Necesario para cumplir con las leyes laborales y de otro tipo
Investigar y tratar reclamos judiciales	Necesario para establecer, ejercer o defender reclamos judiciales
Brindar tratamientos o atención de urgencia	Necesario para proteger sus intereses (o los intereses de terceros) si usted no puede prestar su consentimiento
Información sobre su salud física o mental, o su condición de discapacitado, y datos genéticos o biométricos para brindar prestaciones médicas	Necesario para cumplir el contrato que celebramos con usted En caso de que haya prestado su consentimiento expreso

5.2 Usaremos su información personal exclusivamente para los propósitos indicados anteriormente, a menos que consideremos, de manera razonable, que necesitamos usarla por otra razón y dicha razón sea compatible con el propósito original o esté autorizada por ley.

5.3 Tenga en cuenta que es posible que procesemos su información personal sin su conocimiento o consentimiento, de conformidad con las reglas precedentes, en tanto así lo requiera o autorice la ley.

6. Si no brinda información personal

6.1 Si usted no brinda determinada información personal cuando se lo solicite, es posible que se nos exima de cumplir con nuestras obligaciones legales (por ejemplo, a fin de garantizar la salud y seguridad de nuestros trabajadores).

7. Información sobre condenas penales

7.1 En relación con su empleo, podemos recopilar y conservar información sobre condenas penales.

7.2 Solo podemos usar información relativa a condenas penales cuando la ley nos autorice a hacerlo. En general, la ley nos autorizará cuando dicho procesamiento sea necesario para que cumplamos con nuestras obligaciones legales, en tanto lo hagamos de conformidad con nuestras políticas sobre protección de datos.

7.3 Con menos frecuencia, podemos usar información relativa a condenas penales cuando sea necesario por razones de interés general, cuando sea necesario en relación con reclamos judiciales, cuando sea necesario para proteger sus intereses (o los intereses de terceros) si usted no puede prestar su consentimiento o cuando ya haya hecho pública la información.

7.4 Siempre que sea oportuno y lo permitan las leyes de California, podemos recopilar información sobre condenas penales luego de hacer una oferta de empleo condicional de conformidad con las leyes federales y de California. Usted también nos puede brindar dicha información directamente mientras trabaje para nosotros.

7.5 Contamos con políticas y garantías sobre protección de datos exigidas por ley al procesar tales datos.

8. Intercambio de datos

8.1 Podemos compartir su información personal con proveedores de servicios externos y las demás entidades que integran nuestro grupo de empresas. Les exigimos a los terceros que respeten la seguridad de su información personal y que la traten conforme a la ley.

8.2 Compartimos su información personal con las empresas que prestan servicios en nuestro nombre. Tales empresas tienen prohibido retener, usar o compartir su información personal para cualquier propósito que no sea la prestación de servicios a nosotros. Estas categorías de destinatarios incluyen proveedores de portal, proveedores de servicios informáticos y proveedores de verificaciones de antecedentes.

8.3 Solo compartiremos su información personal con terceros cuando lo autorice la ley, cuando sea necesario para administrar nuestra relación de trabajo o cuando tengamos un interés legítimo en hacerlo. Las siguientes son algunas categorías de terceros con quienes compartimos información:

Proveedores de servicios externos que nos proporcionan nuestros sistemas y programas informáticos, incluido el software de administración de prestaciones y remuneraciones (p. ej., Workday, Computershare, Solium)
Proveedores que brindan servicios de pruebas, como pruebas psicométricas o pruebas de Insights Discovery
Proveedores de servicios de verificaciones de antecedentes (incluidas las verificaciones de antecedentes penales)
A los fines de controlar los registros de su licencia de conducir
Proveedores de servicios de salud laboral
Proveedores de aprendizaje y capacitación, colegas y universidades que le brindan perfeccionamiento o capacitación
Asesores externos, p. ej., letrados externos y aseguradoras
Reguladores y departamentos y organismos gubernamentales
Agencias de referencia de crédito
Su sindicato, si corresponde
Proveedores de pensiones a los fines de administrar su pensión
Proveedores de planes médicos o sanitarios y otras prestaciones contractuales y extracontractuales
Corredores de seguros, p. ej., para la provisión de seguro de vida

8.4 También podemos compartir su información personal con las demás entidades de nuestro grupo (de acuerdo con los fundamentos legales indicados anteriormente):

como parte de nuestras actividades de informes sobre el rendimiento de la Compañía, incluso a la compañía matriz;
a los fines de la gestión de nuestro negocio (incluso a nivel del grupo) y de integración global;
a los fines de la toma de decisiones comerciales (incluso a nivel del grupo/a nivel global) y autorizaciones/aprobaciones por parte de las autoridades correspondientes;
para realizar tareas de RR. HH. y prestar servicios de nómina;
para la gestión general de la plantilla y el personal de administración, que incluye evaluar la movilidad global, gestionar y asignar empleados a nivel del grupo/a nivel global (dentro y fuera del lugar de trabajo), y compartir resultados de pruebas psicométricas en el contexto de reubicaciones de puestos dentro de la compañía;
en el contexto de una reorganización empresarial o reestructuración del grupo;
para asegurar el mantenimiento y soporte de sistemas, alojar datos y compartir contactos comerciales y otros datos, incluso cuando el grupo comparta servicios, incluidos RR. HH. y Gestión Financiera (p. ej., por el uso de una plataforma centralizada);
para administrar, analizar, comparar y esquematizar estructuras, organización y prácticas corporativas (incluidas las remuneraciones y prestaciones de nuestros empleados), incluso a los fines de la integración global.

8.5 Todos nuestros proveedores de servicios externos y las demás entidades del grupo deben tomar medidas de seguridad razonables para proteger su información personal de acuerdo con nuestras políticas. No permitimos que nuestros proveedores de servicios externos usen sus datos personales para propósitos propios. Solo les permitimos procesar sus datos personales para los propósitos previstos y de acuerdo con nuestras instrucciones.

8.6 Es posible que compartamos su información personal con otros terceros; p. ej., en el contexto de la posible venta o reestructuración de la Compañía. También podemos necesitar compartir su información personal con un regulador o con otro tercero a fin de cumplir con la ley.

9. Seguridad de los datos

9.1 Hemos implementado medidas de seguridad razonables para impedir que su información personal se pierda accidentalmente, se use o se acceda a ella sin autorización, se altere o se difunda. Además, limitamos el acceso a su información personal a aquellos empleados, agentes, contratistas y demás terceros que tengan una necesidad comercial de conocerla. Únicamente procesarán su información personal con base en nuestras instrucciones y tienen una obligación de confidencialidad.

9.2 Hemos implementado procedimientos para abordar cualquier violación sospechada a la seguridad de los datos y se la notificaremos a usted y al regulador que corresponda en caso de que tengamos la obligación legal de hacerlo.

10. Retención de datos

10.1 Únicamente retendremos su información personal durante el tiempo que sea necesario para cumplir con el propósito para el cual la recopilamos, incluso a fin de satisfacer todo requisito legal, contable o informativo, o conforme lo requiera la ley.

10.2 Con el objetivo de determinar el período adecuado de retención de los datos personales, tenemos en cuenta la extensión, la naturaleza y la confidencialidad de los datos personales, el posible riesgo de daños derivado del uso no autorizado o la divulgación de sus datos personales, los propósitos para los que procesamos sus datos personales y si podemos lograrlos a través de otros medios, y los requisitos legales aplicables.

10.3 En algunos casos, también podemos anonimizar su información personal de manera que ya no esté vinculada con usted, en cuyo caso podremos usar esta información sin aviso previo. Una vez que ya no sea más empleado, trabajador o contratista de la Compañía, retendremos y destruiremos su información personal de manera segura de acuerdo con nuestra política de retención de datos, o conforme lo exija la ley.

11. Oficial de protección de datos

11.1 Hemos nombrado a un oficial de protección de datos para que controle el cumplimiento de este Aviso de privacidad. Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso de privacidad o la forma en que tratamos su información personal, comuníquese con nosotros de la siguiente forma:

Nombre completo de la entidad legal:	*Saputo Inc.* [Saputo Cheese USA, Inc.] [Saputo Dairy Foods USA LLC]
Contacto:	Lydia Pham, Vicepresidenta de Legales – Fusiones y Adquisiciones, Valores y Asuntos Corporativos
Dirección de correo electrónico:	saputo@saputo.com
Dirección postal:	Suite 2900 1000 de la Gauchetière Street West,t Montréal QC H3B 4W5 Canadá

12. Modificaciones al Aviso de privacidad

12.1 Nos reservamos el derecho de modificar el presente Aviso de privacidad en cualquier momento. Le enviaremos una copia del nuevo aviso de privacidad en caso de que implementemos modificaciones significativas. También es posible que le enviemos ocasionalmente notificaciones por otros medios con respecto al procesamiento de su información personal.

12.2 Este documento se modificó por última vez el 14 de julio de 2020.

No dude en comunicarse con nosotros si tiene alguna pregunta o comentario acerca de este Aviso de privacidad o nuestras prácticas de información personal. Puede comunicarse con nosotros por correo electrónico a saputo@saputo.com o por correo postal a la siguiente dirección:

Saputo Inc.
Suite 2900
1000 de la Gauchetière Street West,
Montréal QC H3B 4W5
Canadá